Sei della vecchia guardia o un’avanguardista del digitale? Qualunque tipo tu sia, non potrai negare che il mondo del lavoro ha subito nel corso degli anni enormi cambiamenti, ed è in continua evoluzione.
Pensa solamente alla necessità di dover lavorare in smart working, cosa di cui di questi tempi ormai tutti abbiamo dovuto fare conoscenza! Quanto ha cambiato il modo di lavorare? O ancora il modo di relazionarsi con clienti e colleghi o di organizzare il proprio lavoro? Decisamente tanto, ed è indubbio che le cose si sono fatte un po’ più difficili, soprattutto per chi non riesce proprio a separarsi da penna e post-it.
Per fortuna la tecnologia ci ha teso una mano ed è venuta in nostro soccorso. In questo articolo vogliamo parlarti di 5 tools essenziali per il tuo lavoro di cui non potrai più fare a meno e che ti saranno utilissimi per organizzare le tue attività. Vediamo quali sono!
Strumenti smart
Prima di passare ad analizzare da vicino quelli che per noi sono i 5 tools essenziali per il tuo lavoro, vogliamo spiegarti perché ti stiamo consigliando questi strumenti e software.
Innanzitutto per le loro funzionalità, esistono tools letteralmente per ogni esigenza: condivisione file, chiamate, archiviazione, organizzazione del lavoro.. e qualunque cosa tu possa pensare! Altra cosa degna di nota è che questi strumenti sono gratis; ci sono poi alcune funzionalità da sbloccare a pagamento, ma possiamo garantirti che la base gratuita sarà più che sufficiente.
Ancora, questi sono software che possono essere utilizzati in qualsiasi realtà, che tu sia autonomo oppure che tu faccia parte di un team. Per ultimo, anche se è il punto più importante, questi tools renderanno il tuo lavoro più smart, ne snelliranno i processi e ne trarrai enormi benefici: ci mettiamo la mano sul fuoco!
Vediamo adesso quali sono a nostro parere i 5 tools essenziali che non dovrebbero mancare in nessun ambiente di lavoro.
1. Trello
Sarà che noi ne siamo innamorati, ma Trello va sicuramente al primo posto! Di cosa si tratta? Trello è considerato uno dei migliori tool per l’organizzazione del lavoro. La sua principale caratteristica è quella di poter creare bacheche, liste e schede all’interno delle quali poter appuntare, scrivere commenti, allegare foto e file, inserire check-list, scadenze ed etichette per tenere a mente se il progetto su cui stai lavorando è urgente oppure no!
È di fatto uno strumento per il project management, come se fosse un’agenda virtuale. Al suo interno potrai inserire tutti i membri che stanno seguendo ogni progetto e ciascuno potrà avere in qualsiasi momento una visione complessiva dello svolgimento delle varie attività.
È ideale per il lavoro in gruppo e per interfacciarsi con i clienti in maniera immediata e chiara. Sostituisce l’email in maniera impeccabile e rende tutto il processo lavorativo incredibilmente veloce. Trello è inoltre molto semplice da usare, grazie alla sua interfaccia davvero intuitiva.
2. Clockify
Ti sei sempre chiesto se esista uno strumento che ti consenta di tenere d’occhio il tempo che impieghi in ciascun progetto? Beh sì, esiste e si chiama Clockify. Questo strumento è appunto un’applicazione di time tracking.
Clockify consente di associare a ogni cliente i progetti su cui si sta lavorando e di dividerli a loro volta in più attività. Ogni membro del team potrà poi accedere ed inserire il tempo che ha impiegato nel completare ogni singola attività del progetto. Il tutto monitorabile tramite dettagliatissimi report selezionabili in base a diversi parametri e periodi di tempo.
Per fare un esempio: se il tuo team è composto da tre persone e state lavorando al rebranding del Cliente X, il membro A potrà tenere traccia di quanto tempo ha impiegato nell’attività “creazione sito web” del progetto “rebranding Cliente X”, il membro B di quanto tempo ha impiegato nell’attività “disegno logo” del progetto “rebranding Cliente X”.. e così via!
Funzionalità molto importante di questo software è poi che oltre a tenere traccia del tempo, puoi assegnare ad esso anche un valore. Ciò ti sarà d’aiuto per capire se ad esempio stai presentando ai clienti dei progetti con il giusto prezzo oppure se ti stai sotto valutando. Utile no?
3. Dropbox
Il programma per eccellenza per condividere file di grandi dimensioni con i colleghi. Quante volte ti capita di dover lavorare a dei file molto grandi e poi di avere la necessità che questi siano a disposizione dei tuoi colleghi? Scommettiamo tante, a noi praticamente ogni giorno!
Dropbox è il tool che ti può consentire di fare tutto questo in maniera molto semplice e veloce. È un programma di cloud Storage, ovvero uno spazio virtuale in cui tu e i tuoi colleghi potete archiviare file di qualsiasi tipo e formato. Le sue caratteristiche più importanti? Ti consente di risparmiare spazio sul tuo device e soprattutto ti permette di accedere ai file in qualsiasi momento e con qualsiasi dispositivo grazie al sistema di sincronizzazione.
Pensa ad esempio se tramite il tuo portatile devi accedere ad un file a cui hai lavorato sul pc fisso del lavoro, con Dropbox puoi farlo tranquillamente! Un tool che per chi lavora in team è davvero indispensabile.
4. Feedly
L’alleato numero uno per chi vuole essere sempre sul pezzo nel proprio settore o in quelli di cui ha interesse! Feedly è un feed reader, in parole più semplici un aggregatore di notizie.
È un tool che ti consente di leggere all’interno della stessa piattaforma, tutti gli articoli riguardanti un preciso argomento. Ti basterà selezionare l’argomento principale che vuoi seguire: ad esempio “marketing” e automaticamente Feedly raccoglierà per te tutti gli articoli relativi al marketing che trova sul web, tramite un algoritmo decisamente molto intelligente.
Oltretutto ti permette di seguire gli autori dei vari articoli, in modo da non perdere i successivi relativi a quello stesso argomento. È quindi uno strumento utilissimo per leggere articoli di giornali online e blog e rappresenta un’autorevole alternativa a tutto ciò che trovi scritto su Facebook ad esempio. Con Feedly leggi solo quello che vuoi tu.
Feedly è di fatto comodissimo per organizzare la tua rassegna stampa, restare sempre aggiornato sul tuo settore e perché no.. sbirciare quello che fanno i tuoi competitors! Non dovrai più girare di sito in sito per trovare articoli che ti interessano, Feedly lo farà al posto tuo.
5. Dashlane
“Dove l’ho messa, l’avevo scritta qui” oppure “com’era la password per accedere a questo sito?” queste frasi non saranno altro che un lontano ricordo grazie a Dashlane.
Questo strumento è un comodo gestore di password che terrà traccia di tutte le tue password. Un unico spazio online che ti consentirà di raccogliere tutte le password che hai attive e soprattutto di ricordarle. Dashlane le digiterà inoltre al posto tuo. Questa app ti permette infatti di importare le tue password o di salvarle direttamente dal web e ogniqualvolta ti serviranno, ti suggerirà l’inserimento. Un sogno praticamente!
Oltre a questo, il programma ha anche tra le sue funzioni quella di poter condividere le password con altri membri e di generare per te le password nel più sicuro dei modi. Ma la proprietà veramente esclusiva è che con un semplice click potrai far si che Dashlane cambi automaticamente per te le password. Quante volte ti dimentichi di aggiornarle? È un aspetto di sicurezza fondamentale. Non a caso Dashlane si vanta di essere uno dei più sicuri password manager in giro.
E tu eri a conoscenza di questi cinque strumenti? In giro sul web se ne trovano tantissimi e per ogni utilità, per noi però sono questi i tools essenziali per il tuo lavoro di cui non potrai più fare a meno una volta provati. Hai sempre voluto rendere il tuo lavoro più snello e più smart, non ti resta che installare questi software e di condividerli con il tuo team. Provare per credere!
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