La casella mail, elemento che ci fa compagnia ogniqualvolta iniziamo una nuova giornata di lavoro. La prima cosa che anche tu probabilmente fai non appena ti siedi alla scrivania è infatti quella di controllare se ci sono nuove mail aprendo il tuo client di posta di fiducia. Fino a qui niente di difficile, ma se un giorno ti trovassi costretto a configurare la casella di posta nuovamente?
Cambio di computer, formattazione del pc, aggiunta di una nuova casella di posta, questi sono tutti esempi in cui dovrai configurare tutto da zero, nuovamente. Spesso può rivelarsi ostico, soprattutto per chi non è poi così pratico con queste cose, addentrarsi in questa procedura.
I sistemi operativi forniscono di default un client di posta (Apple Mail su MacOS e Posta su Windows), oltre a questo, puoi inoltre decidere di utilizzare una webmail (come Gmail ad esempio), oppure anche utilizzare un client diverso direttamente dal tuo pc, in cui tenere d’occhio tutte le tue caselle.
C’è quindi un ventaglio di alternative, che possono però generare confusione. Bene, con questo articolo vogliamo aiutarti spiegandoti come configurare la casella di posta utilizzando i client di default su MacOS e Windows, e su un client alternativo che consigliamo e che può sicuramente esserti utile: Spark. Ultima cosa, prima di cominciare, assicurati di avere a portata di mano i parametri IMAP, POP e SMTP, che puoi trovare facilmente sul web dal sito del tuo provider di posta, oppure chiedendo al tuo amministratore. Più avanti nell’articolo capirai che cosa sono e perché possono eventualmente servirti. Andiamo a vedere!
Configurare la casella di posta su MacOS
Per gli amanti della mela, che non vogliono separarsi dalle App Apple, il sistema operativo MacOS, mette a disposizione di default un client di posta: Apple Mail. Lo trovate nel Dock in basso sullo schermo ed è quello con il francobollo, per intenderci!
Sia che tu debba configurare per la prima volta una casella di posta, oppure aggiungerne una nuova, la procedura è la stessa. Per prima cosa, dalla barra dei menu in alto a sinistra seleziona “Mail” e poi “Aggiungi account“.
Seleziona adesso il tuo provider email dall’elenco, poi fai clic su “Continua“. Alcuni account, come Google, potrebbero richiederti di completare la procedura direttamente dal Web. Può succedere però che all’interno di un’azienda non ci sia nessuno dei provider suggeriti (che altro non sono che i client online), in questo caso dovrai selezionare “Altro account mail“. A questo punto non dovrai far altro che inserire il tuo indirizzo mail e la tua password, ed il gioco è fatto!
Se non dovesse invece funzionare, è qui che entrano in gioco i parametri IMAP, POP e SMTP. Che cosa sono? Per fartela facile, questi sono dati che dovrai inserire manualmente e che gestiscono la tua posta in entrata e in uscita.
Entrando nello specifico, IMAP e POP gestiscono la tua posta in entrata. La differenza principale tra i due è che tramite POP i messaggi di posta vengono scaricati dal server e salvati in locale, mentre tramite IMAP i messaggi vengono lasciati sul server e si memorizzano nella cache. SMTP gestisce invece le mail in uscita.
Apple Mail ti chiederà automaticamente di inserirli se nella procedura semplice viene visualizzato un errore. Se i dati sono corretti, adesso non avrai difficoltà.
Come configurare la casella di posta su Windows
Anche Windows ha un suo client di default, chiamato Posta. Configurare una casella mail su Windows è pressoché uguale al configurarla su Mac. Il primo passaggio da fare è appunto cliccare su “Posta” dal menù Start in basso a sinistra. A questo punto se si apre per la prima volta, viene visualizzata la schermata iniziale. Ti basterà selezionare “Aggiungi Account” per procedere. Se invece vuoi aggiungere un secondo account, ti basterà andare su “Impostazioni“, cliccando sulla rotella dell’ingranaggio in basso, poi cliccare su “Gestisci Account” ed infine su “Aggiungi Account“.
A questo punto dovrai scegliere il tipo di account che vuoi configurare. Se il tuo account non rientra tra quelli elencati in alto, dovrai cliccare su “Altro Account“. Una volta inserite le credenziali, sei dentro!
Se notai errori nella configurazione, ti consigliamo di cliccare invece su “Configurazione Avanzata” e di selezionare “Posta Internet“. In questo caso potrai aggiungere i parametri IMAP/POP e SMTP come su MacOS: Server posta in arrivo, Tipo di account, Server di posta in uscita. Se le informazioni sono giuste, adesso non avrai problemi ad entrare nella tua casella di posta!
Spark: un client alternativo per le tue caselle mail
Partiamo dalla domanda base: perché uno dovrebbe preferire un client alternativo rispetto a quelli di default? La risposta è abbastanza semplice, questi oltre ad avere un’interfaccia più intuitivo e accattivante, ti consentono soprattutto di avere funzionalità aggiuntive che i client di default non hanno. Ce ne sono veramente tanti in giro, ma noi ci sentiamo di consigliarti Spark, un client con il quale ci siamo trovati veramente bene. Al momento disponibile solo per MacOS, ma una versione per Windows è in fase di rilascio. Vediamo da vicino quali sono le sue funzionalità principali!
Una prima caratteristica davvero interessante di Spark è la chat interna alle mail con i membri del tuo team. In questo modo puoi discutere e commentare privatamente le email con i tuoi colleghi in maniera semplice e veloce, in modo da poter creare una risposta migliore. Puoi anche delegare le email, e quindi assegnarle a un collega o un impiegato di fiducia.
Con Spark puoi inoltre creare dei modelli pre impostati di email. Se ti trovi spesso a dover inviare mail uguali a destinatari diversi, questa è la funzionalità giusta per te. Puoi personalizzare e rispondere velocemente riempendo automaticamente i nomi e altri campi. Insomma risparmierai un sacco di tempo! E ancora, hai scritto una mail ma vuoi inviarla ad un orario specifico? Ottimo, puoi posticipare le tue mail con un click! A cappello di tutto, c’è poi un’interfaccia intuitiva e personalizzabile a seconda del tuo flow di lavoro. Se Spark ti ha già convinto, non ti resta che scaricarlo sul tuo pc!
Venendo alla configurazione dell’account mail, la procedura non subisce variazioni rispetto a quelli di default. Dovrai sempre accedere alle impostazioni della tua posta, selezionare aggiungi un account e poi immettere i vari parametri. Allo stesso modo, se con la procedura semplice non dovesse funzionare, ti basterà ricorrere ai parametri IMAP/POP e SMTP.
Insomma, il pianeta della posta elettronica è davvero un ventaglio ricco di alternative. Abbiamo visto sia i client di default che uno dei tanti client alternativi in giro. Se non sai quale utilizzare, un piccolo consiglio: valuta la quantità di mail che gestisci. Se ricevi o invii 5 mail al giorno, ti troverai benissimo con un client di default. Se invece sei travolto dalle mail, potresti considerare l’utilizzo di un client alternativo che possa offrirti funzionalità aggiuntive per migliorare il tuo flusso di lavoro. Non ti rimane quindi che sperimentare, e trovare quello adatto alle tue esigenze!
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