“Devi inserire questa modifica nel testo, sotto il quarto paragrafo proprio prima di dove si dice.. e aggiungere poi questi titoli alla fine del nono paragrafo”. STOP! Davvero non sai che puoi direttamente inserire note e commenti sui PDF, evitando così messaggi di questo tipo?
Quante volte ti capita di dover modificare i tuoi PDF e quindi i tuoi testi o le tue grafiche? Sicuramente tante. Spesso diventa macchinoso, proprio perché a voce non si riesce a comunicare nel migliore dei modi e a far capire esattamente dove e come vogliamo che siano inserite le modifiche. Fortunatamente Acrobat o qualsiasi lettore di PDF, tramite degli utilissimi strumenti di modifica, ci consente di inserire note e commenti sui PDF e di risparmiare così tanto tempo ed energie!
Risparmia tempo, lavora in modo più efficace!
Dietro agli strumenti di modifica si nasconde quindi un enorme potenziale, ma perché sono così importanti? La risposta che vogliamo darti è molto semplice e diretta: ti aiutano a migliorare il tuo workflow rendendolo più agile ed efficace.
Annotare direttamente un PDF ti consente di eliminare prima di tutto la corrispondenza epistolare via mail, che a seconda del documento può anche essere davvero lunga, rendendo la modifica snella, intuitiva e rapida! Altro motivo è che le modifiche annotate direttamente sul documento, difficilmente andranno perse o non verranno visualizzate, cosa che invece può accadere nel caso in cui queste vengano comunicate a voce o tramite post-it magari!
In questo caso i post-it è come se venissero messi direttamente all’interno dei tuoi documenti. In molti non ne sono a conoscenza, e in realtà è uno strumento davvero interessante e utile! Ma adesso vediamo da vicino come inserire note e commenti sui PDF con il lettore più conosciuto ed utilizzato: Acrobat di Adobe. Andiamo!
Dentro Adobe Acrobat!
Che tu abbia Acrobat Reader o Acrobat DC non fa differenza, avrai sempre la possibilità di usare questa funzione. Quando riceviamo un PDF, la nostra attenzione deve concentrarsi sulla barra degli strumenti di destra, ed in particolare sull’iconcina con la nuvoletta, che si chiama “Commento”. Una volta cliccato, si apriranno diversi strumenti di modifica in alto, vediamo quali sono i cinque principali e che probabilmente utilizzerai di più!
1. Aggiungere una nota
Questo è il primo strumento disponibile, ed è facile capire cosa ci consente di fare. Cliccando sull’icona ci possiamo spostare all’interno del documento e andare a cliccare laddove vogliamo appunto inserire una nota. Possiamo utilizzarla per commentare qualsiasi cosa, e possiamo anche taggare la persona di riferimento, che riceverà una notifica e potrà poi lavorare al documento incriminato! Lo scopo della nota è proprio quella di essere notata, quindi mi raccomando, scegli un colore che salti subito l’occhio! Per vedere la modifica sarà sufficiente fare click sulla nota e questa si aprirà.
2. Evidenzia testo
Con questa funzione è come utilizzare un evidenziatore sul foglio. Puoi andare a sottolineare quelle porzioni di testo su cui vuoi concentrare l’attenzione. Può essere abbinato anche all’utilizzo di una nota, in modo che prima venga sottolineata la parte da modificare e poi venga scritto all’interno della nota il commento da sostituire, ma vedrai tra poco che c’è uno strumento più indicato per questo!
3. Aggiungi una nota per sostituire testo
Questa è l’azione per eccellenza per indicare una modifica del testo rapida. Ad esempio se vogliamo sostituire una parola o delle brevi frasi. Quello che puoi fare con “Aggiungi nota per sostituire testo” è sottolineare la parte che vuoi andare a sostituire, a quel punto Acrobat sbarrerà la porzione di testo e aprirà automaticamente una nota. Uno strumento molto rapido, preciso e che non può lasciare a fraintendimenti! Allo stesso modo della nota semplice, basterà fare un click in corrispondenza della correzione per vedere le modifiche effettuate.
4. Aggiungi nuovo allegato
Questa opzione è davvero molto utile, ti consente infatti di allegare in uno specifico punto del documento un qualsiasi tipo di file (immagine, PDF) oppure anche un audio! Per utilizzare questa azione ti basterà, come per le altre, posizionarti nel punto in cui vuoi che sia effettuata la modifica, e a quel punto scegliere il file! Lo suggeriamo se ad esempio hai ricevuto un messaggio vocale da parte del committente e vuoi inserire direttamente il suo messaggio, evitando passaparola delicati che possono lasciare persa qua e là qualche informazione importante. In alternativa puoi sempre registrare tu il tuo messaggio!
5. Strumenti di disegno
Eccoci all’ultima azione di cui vogliamo parlarti. Spesso può capitare di dover “isolare” una parte del documento, ovvero di evidenziare una determinata zona del documento che necessita di modifica. In questi casi può non essere sufficiente lo strumento evidenziatore, in quanto la porzione è molto ampia ad esempio. Si preferisce quindi l’utilizzo di forme di disegno, come ovali, rettangoli, poligoni, oppure linee connesse. Creare queste forme è molto semplice, dopo aver selezionato lo strumento ti basterà trascinare il mouse in corrispondenza del punto in cui vuoi apportare la modifica, e la forma si creerà automaticamente.
Sempre all’interno degli strumenti da disegno c’è poi un’altra funzione interessante, ovvero il “call-out testo”. Funziona allo stesso modo della nota, solo che ti consente di spostare il box della tua modifica ovunque tu vuoi all’interno del documento, e una freccia rimarrà ancorata al punto della modifica. La caratteristica del call-out, che lo distingue dalla nota, è che questo rimane sempre “aperto” e visibile.
Eri a conoscenza di questa funzionalità e di questi utilissimi strumenti? Se già li conoscevi, sicuramente ti sarai rinfrescato la memoria. Se invece non ne avevi mai sentito parlare, non ti resta che andare subito a provarli. Ti accorgerai che annotare i tuoi PDF non è mai stato così divertente!
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