Gli eventi sono tutto ciò che scandiscono le nostre occasioni speciali e diciamocelo.. fanno bene a tutti! Essi hanno infatti pochi e semplici obiettivi: festeggiare, celebrare, ricordare e condividere. Ma come si può riuscire ad organizzare eventi di successo?
Dunque, purtroppo dobbiamo cominciare col dirti di abbandonare l’idea utopistica che esistano gli eventi perfetti. Gli eventi non saranno mai al 100% come li avevi pensati e non andranno mai al 100% come avevi previsto!
Esistono eventi quasi perfetti!
Questo però non significa che l’evento non sarà di successo! Vogliamo solo dirti che quasi sicuramente l’evento non andrà come avevi previsto in tutti i suoi punti, ma che sarà sempre possibile renderlo per il cliente un evento indimenticabile.
Allo stesso tempo questo è anche ciò che rende così affascinante il settore eventi: c’è sempre una soluzione al problema, sempre! È solo richiesta – naturalmente – una spiccata capacità di problem solving. Vedrai poi che nella maggior parte dei casi gli ospiti non si accorgeranno neanche se c’è stato qualche intoppo nelle retrovie!
Perché si parla di eventi quasi perfetti e come renderli eventi di successo?
Dobbiamo evidenziare un punto fermo di questo settore: dietro al singolo evento si cela una mole incredibile di situazioni diverse da dover gestire. Pensare che tutto si svolga come immaginato è ahimè utopia. Ci sarà sempre l’imprevisto o qualcosa che poteva essere fatto in maniera diversa/migliore. Niente panico però, basta avere qualche piccolo accorgimento e tutto andrà a gonfie vele! Ecco quindi perché sostanzialmente si preferisce parlare di eventi quasi perfetti e non di eventi perfetti.
Ma vediamo adesso le situazioni comuni più importanti e intricate che se gestite correttamente ti consentiranno di realizzare eventi di successo.
1. Gestione dei fornitori
Fra queste rientra naturalmente l’enorme numero di professionisti che concorrono all’evento, dalla fase di ideazione fino a quella di realizzazione, stiamo parlando dei fornitori!
Non esisterebbero eventi senza di loro, giocano un ruolo davvero centrale, sono davvero tutto. Ti accorgerai che allineare perfettamente tutti e incastrare le tue esigenze con le disponibilità di ogni singolo fornitore sarà veramente una lotta! Qualcosa dovrai sicuramente concedere!
Qualche esempio? Succederà ad esempio che il prodotto che avevi in mente per l’allestimento non è più disponibile, o magari è disponibile in un altro colore oppure la consegna non può essere svolta all’orario prefissato perché si è rotto il mezzo. Moltiplica adesso tutto questo per tecnici, allestitori, personale, catering, e così via! Prova a pensarci.. quanti intoppi possono succedere? Anche se ti avvarrai dei migliori partner in giro, l’imprevisto sarà sempre dietro l’angolo.
Cosa fare quindi? Bhè vogliamo darti qualche consiglio pratico. Come già detto, allenare le tue capacità di problem solving ti sarà sicuramente di aiuto. In linea generale però dietro a un evento di successo c’è una meticolosa pianificazione. Chiama più volte i fornitori, ricordagli le scadenze, annotati tutto in modo da non dimenticarti niente. Pianifica la timeline dell’evento in tutti suoi punti e soprattutto, preparati un’alternativa alla tua prima scelta – quantomeno sforzati di pensarci!
2. Condizioni climatiche avverse
Altri imprevisti che potranno capitare – e sono molto frequenti – sono dettati invece dalle condizioni climatiche! Eventi e cattivo tempo non vanno affatto d’accordo, e purtroppo non ci si può far nulla contro il volere del meteo.
Quello che possiamo fare però è preparare l’amatissimo “piano B”. Anche qui per fare qualche esempio: “devi organizzare un ricevimento o un evento esclusivo?“, Scegli location che abbiano possibilità di festeggiare sia all’esterno che all’interno. O ancora devi organizzare un concerto? Pensa a una copertura per il palco, e se non rientra nel tuo budget, armati di teloni e gazebo per proteggere la strumentazione e poter ripartire non appena possibile.
Tutto ciò non ti è servito? Avevi già pensato e fissato una data eventuale di recupero?
Di certo gli eventi bagnati non saranno così fortunati, ma potranno comunque sempre essere eventi di successo se gestiti a dovere!
3. Controllo del budget
Gira e rigira dovrai sempre fare i conti con il budget a disposizione. Avrai fin dall’inizio in mente una linea da dare all’evento definita in base alle esigenze e i voleri del cliente. Succederà non di rado che questa sia però difficilmente realizzabile con il budget che ti viene dato e che quindi ti trovi costretto a rivedere il tuo planning. Nel peggiore dei casi invece succederà che sfori proprio il budget a disposizione.
C’è da dire inoltre – a difesa degli organizzatori – che molto spesso il cliente non indica neanche un budget sotto il quale restare, ma valuta invece costo per costo. Non c’è cosa più sbagliata, ma succede!
In questi casi quello che possiamo suggerire è di cercare di anticipare il pensiero del cliente. Lo conosci, sai a chi si rivolge e di conseguenza sai anche che cosa si aspetta di ricevere l’utente finale ospite dell’evento. Inoltre, ci sono alcuni strumenti che ti consentono di definire un budget da investire, e che se usati nel modo giusto saranno di grande aiuto.
E ricordati che il budget è una cosa da tenere monitorata ogni secondo!
4. Promozione dell’evento
Questo è l’ultimo grande punto che vogliamo analizzare. Partiamo dicendo che, se per gli altri punti ci può essere sempre una soluzione, anche in corso d’opera, per questo punto invece, se la promozione è sbagliata sarà poi troppo tardi per recuperare.
Una promozione sbagliata dell’evento porta infatti a una scarsa partecipazione. Potrebbe essere anche l’evento più figo ed esclusivo del mondo, ma se non si intercetta con i giusti canali e le giuste forme chi è il vero interessato all’evento, sarà tutto inutile. Ricordati inoltre che anche far partire la promozione troppo tardi o troppo presto è un errore.
Cosa fare quindi? Una volta che il tuo evento è pianificato in tutte le sue parti, torna prima di tutto ad analizzare il tuo target per capire quale sia il canale migliore per veicolare la promozione dell’evento. Social? Flyer personalizzato? Ogni target necessita delle proprie modalità. E occhio naturalmente al contenuto della promozione, non devono mancare le informazioni essenziali ovviamente (orari, luoghi). Per il resto, non svelare tutti i dettagli, crea suspence ed interesse nel cliente finale, fai in modo che senta il bisogno di venire all’evento. Anche il copy quindi deve essere ben ponderato.
A questo punto non devi far altro che scegliere il giusto momento per promuovere l’evento. Qual è? Bhè può variare da evento ad evento, questo dipende in genere dalla grandezza dell’evento e dagli aspetti logistici che ci sono dietro. Possiamo dire però che solitamente due/tre settimane prima dell’evento sono un buon compromesso.
Insomma, realizzare eventi di successo significa essere in grado di gestire un gran numero di professionalità e situazioni diverse, mantenendo il focus sugli obiettivi e sui tempi di consegna. Curando con attenzione queste quattro semplici indicazioni, apparentemente banali, ma su cui tutti scivolano – prima o poi – riuscirai senza dubbio a realizzare un evento che se anche non sarà perfetto, sarà di certo indimenticabile per l’utente finale e per te.
Perché si, l’organizzatore di eventi realizza eventi per gli altri, ma ogni volta che questi si dimostrano eventi di successo li sentirà con grande soddisfazione in realtà anche un po’ suoi! Ultimo consiglio quindi, mettici un bel pò di emozione nei tuoi occhi quando li crei e quando li vivi, non sbaglierai.
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