Ogni campagna speciale merita una fine speciale! E in questa occasione noi abbiamo deciso di chiudere con un evento esclusivo, ecco come è andata!

Gli eventi sono un elemento molto importante all’interno delle strategie marketing. Solitamente possono svolgersi in tre momenti principali: al lancio della campagna marketing, durante la campagna e al termine. Aiutano spesso ad accentuare il messaggio della strategia e a farlo arrivare in maniera ancora più diretta.

Quello di riuscire a lanciare un messaggio chiaro e accattivante con una strategia marketing ben integrata è infatti uno dei punti su cui si può incontrare maggiore difficoltà nella propria comunicazione. È in questi casi che affidarsi a un’agenzia di comunicazione può risultare un valido aiuto. Ma veniamo a noi!

Come realizzare un evento esclusivo

Per il Centro Fitness Genesi abbiamo pensato alla campagna dal nome “Are You Ready” per insistere sul ritorno agli allenamenti in palestra al rientro dall’estate. La campagna è stata strutturata su diversi canali, sia digitali che tradizionali, con il chiaro messaggio “è l’ora di tornare ad allenarsi!”.

Non c’era miglior modo di concludere la campagna, se non con un evento dedicato a quei clienti “fidelizzati” che credono nel messaggio e nella realtà Genesi Fitness da sempre. È nato così #AreYouReadyParty, con un unico requisito: “deve essere un evento esclusivo!”

Ma cosa è che rende un evento davvero esclusivo? Eh bella domanda direte! Cerchiamo di andare per punti e vediamo nel dettaglio ogni singolo step che ha portato alla creazione di questo evento di successo!

Una location esclusiva sulle mura di Lucca per un evento esclusivo

1. Analizzare il target è essenziale!

Il target è sicuramente la prima cosa che ogni organizzatore di eventi deve tenere a mente prima ancora di iniziare a pianificare ogni singola azione dell’evento generale. Una volta definito questo, vedrete che il puzzle si comporrà con più facilità!

Organizzare un evento senza valutare il proprio target è infatti altamente sconsigliato, rischiamo di rovinare tutto! Già, perchè tutto nell’evento deve sposarsi alla perfezione con i partecipanti, è importante non incappare in errori banali che possano compromettere poi la riuscita generale dell’evento.

Piccolo consiglio, ragionare sul target che avete a disposizione potrà sicuramente esservi di aiuto anche laddove vi troviate momentaneamente in difficoltà e non sappiate bene che direzione dare all’evento generale! Un brainstorming vi schiarirà sicuramente le idee!

Torniamo a noi! Siamo partiti proprio da qui, e interfacciandoci con il cliente abbiamo analizzato nel dettaglio coloro che frequentano la palestra e i loro tratti essenziali. Risultato? Il nostro target aveva queste tre caratteristiche principali: giovane, dinamico, sportivo.

Bene, semplice no? Adesso che il target è definito, possiamo cominciare con la pianificazione nel dettaglio di ogni step che comporrà il nostro evento!

2. Un evento esclusivo vuole una location esclusiva!

L'allestimento scelto per l'evento

La location è sicuramente la prima cosa a cui pensare dopo aver definito il target, e noi siamo partiti proprio da qui per sviluppare l’intero evento e riuscire a matchare tutte le esigenze del cliente.

Genesi voleva che l’evento fosse a Lucca, la città delle sue due sedi e della maggioranza dei suoi iscritti, così ci siamo chiesti: cosa è che può rendere un evento esclusivo a Lucca rimanendo in linea con il nostro target? A questo punto il cerchio ha iniziato lentamente a stringersi fino a lasciare accese due luci: le mura, il simbolo della città, e le ville lucchesi, altro simbolo esclusivo solitamente però scelto per i matrimoni.

Individuate quelle che possono essere le location possibili, un’altra voce può venirvi in aiuto per chiudere il cerchio e prendere una decisione finale: il budget! Proprio così, uno può immaginare e programmare l’evento perfetto, ma prima o poi l’organizzatore di eventi dovrà sempre affrontare il budget a disposizione, e purtroppo, non sempre consentirà di realizzare l’idea originale!

Due rapidi conti e.. scelta fatta: l’evento sarà sulle mura cittadine!  

Un vecchio edificio ristrutturato proprio su uno dei baluardi della città sarà la scena di #AreYouReadyParty. Aveva tutte le caratteristiche che volevamo:
capienza adatta a ospitare 150 persone, anche in caso di maltempo (cosa da non sottovalutare affatto!)
spazio verde sul baluardo dove poter ospitare l’aperitivo e le varie attrazioni della serata
catering interno di qualità

Bene, e adesso che abbiamo la location, come si procede?

3. Mai sottovalutare il catering!

Un evento esclusivo necessita di un catering di qualità

Una volta scelta la location, abbiamo continuato a comporre il puzzle dell’evento. Parallelamente alla scelta della location è stato necessario considerare il catering. Ahh.. il famoso catering, elemento imprescindibile di un evento e senza dubbio tra i più importanti. I partecipanti sia al loro arrivo, che durante la serata, apprezzano sgranocchiare e bere qualcosa di qualità. Semplice regola: se il catering non è di qualità, anche il vostro evento non sarà di qualità!

In questo caso noi avevamo una location che disponeva già di cucine e di personale, quindi è stato più facile! Cucina di grande qualità e ad un prezzo ragionevole, il top!

Abbiamo poi nuovamente concentrato l’attenzione sul target dei partecipanti. Anche il catering deve rispecchiarli! Abbiamo optato quindi per un buffet con servizio, perché un servizio ai tavoli avrebbe reso l’atmosfera generale molto più formale e “ingessata”!

Attenzione poi al menù. Lasciate opzioni per tutti, e tenete a mente che in ogni evento ci sarà sempre chi può mangiare tutto indistintamente e chi invece è vegetariano, vegano o allergico a determinate cose.
Noi avendo a che fare con persone sportive, abbiamo optato per un menù più light possibile, al cui interno c’erano soluzioni per vegetariani e celiaci.

Ovviamente non finisce qui! Scelti i due pilastri dell’evento, rimane da sciogliere gli ultimi due nodi: l’allestimento e le attrazioni per la serata!

4. Trovare l’allestimento giusto!

La nostra esigenza era quella di creare un’atmosfera cool nel retro dell’edificio e quindi sul giardino del baluardo, scena del nostro aperitivo e del post cena. Lo spazio era molto vasto, e per delimitare la zona ci hanno pensato ancora una volta loro, le piante! (In ogni nostro evento non manca mai un tocco di verde)

In questo caso le piante hanno contribuito a formare un semicerchio, che ci ha consentito di racchiudere l’evento in un’area più intima e raccolta.
Per dare la possibilità ai presenti di sedersi e consumare l’aperitivo o rilassarsi nel dopo cena, abbiamo scelto tavolinetti bassi e pouff. Abbiamo giocato poi con le luci, all’esterno per attirare l’attenzione, all’interno per creare un’atmosfera intima e di classe.

Cosa manca? L’occhio vuole sempre la sua parte, e l’esclusività spesso si percepisce fin dal primo sguardo. Non mancava altro che risaltare l’ingresso all’evento! Abbiamo fatto in modo che fosse visibile fin dalla salita alle mura, installando fari led a luce rossa e accompagnando gli ospiti fino all’interno del locale con una guida rossa delimitata da tea lights e lanterne. Immancabile infine il photo booth dove ogni ospite poteva farsi scattare una foto prima di entrare.

5. Inserire attrazioni divertenti!

Staff genesi davanti il photo booth

Eccoci arrivati all’ultimo step, non manca che pensare a come divertirsi! Avevamo l’esigenza di trovare attrazioni frizzanti e non scontate strizzando l’occhio comunque al budget. Attrazioni a costo zero? Rendere più interessante l’evento a costi ridotti o addirittura azzerati è il sogno di tutti gli organizzatori di eventi. Ma come è possibile farlo?

Niente paura, c’è una soluzione: co-marketing! Per l’occasione abbiamo intercettato alcuni sponsor del centro fitness e li abbiamo invitati all’evento, riservando loro una postazione dedicata nell’area sul retro. Erano presenti un parrucchiere, una concessionaria di auto, un’agenzia di viaggi, un fioraio e infine un centro ottico! Ciascuno, presso la propria postazione aveva l’opportunità di svolgere l’attività che preferiva per attirare l’attenzione e interagire con gli ospiti: attività di marketing/giochi/quiz/omaggi.

Ci siamo sbizzarriti poi inserendo un contest social, gadget omaggio e infine l’ immancabile postazione dj, per una sensazione lounge durante l’aperitivo e per scatenarsi in una discoteca nel dopo cena e fino a tarda notte!

A questo punto manca solo un’ultima cosa. Che evento esclusivo è senza inviti esclusivi? Per un evento esclusivo tutto deve essere curato, perfino l’invito. L’obiettivo era quello di far sentire importanti i clienti Genesi, per loro abbiamo quindi scelto un formato fustellato, consegnato direttamente loro alla reception dei due centri Fitness.

Adesso è veramente tutto pronto, e voi?
Benvenuti all’#AreYouReadyParty!

Scorri la gallery della serata!

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